Written by 7:39 pm Rettorato, UniBas

Il governo della complessità: la semplificazione e il processo di dematerializzazione

Facilitare i processi di innovazione con la semplificazione delle procedure

Il sistema universitario è stato interessato da un’estesa riforma, avviata dalla già citata Legge 240/10, con la quale si è chiesto alle Istituzioni universitarie e alle comunità scientifiche e accademiche di rispondere a nuovi obiettivi di qualità ed efficienza. Tutte le componenti del sistema sono state investite da importanti innovazioni funzionali e organizzative, molte delle quali espressioni di assetti, ruoli e processi decisionali per il funzionamento e il governo del sistema anch’essi profondamente modificati.

Il nostro Ateneo, come ogni sistema universitario, non riflette una realtà unitaria e omogenea, bensì plurale e differenziata, per cui risulta necessaria una ricomposizione delle varie parti, portandole a sistema, perché possa essere adeguatamente governato agendo sul piano dell’interazione e del coordinamento di tutte le sue componenti.
Sono proprio le esigenze di governo di un sistema siffatto che, sulla base delle tante prospettive dalle quali osservare «quanto è stato fatto» e «quanto resta da fare», inducono a privilegiare il tema della semplificazione, esigenza fortemente sentita soprattutto al fine di evitare che le innovazioni organizzative si sovrappongano a soluzioni esistenti e si confrontino perciò con assetti e soggetti che faticano a esprimere compiutamente un proprio ruolo, impegnati come sono in raffronti, spesso difficili, con un contesto non ancora stabilizzato.

I principali ambiti riguardano l’organizzazione e il relativo esercizio delle funzioni, e quello, fondamentale, dei processi di decisione che spesso, invece, rimangono sullo sfondo, se non addirittura immutati o oggetto di interventi sporadici e
frammentari. Emerge pertanto, forte, la necessità di una revisione complessiva e contestuale dei procedimenti e delle fonti regolamentari, proprio al fine di evitare contraddizioni rivenienti da decisioni dettate da casi specifici e situazioni emergenziali (si pensi all’improvvisa e giusta accelerazione dei processi di digitalizzazione certificata determinati dall’emergenza Covid-19, che ha costretto al contingente superamento della previsione contenuta nei bandi di concorso secondo cui le comunicazioni ai candidati vanno fatte con raccomandata AR).

Semplificare l’azione amministrativa non vuol dire (o non vuol dire soltanto) tagliare passaggi procedurali, controlli, adempimenti, ed eliminare tutto quello che è superfluo o addirittura dannoso per un buon funzionamento dell’amministrazione, ma significa razionalizzare, attraverso un importante ammodernamento, i processi che in periodi di forti cambiamenti come quelli che stiamo vivendo sono fortemente esposti all’obsolescenza.

Immaginare un riordino organizzativo senza attribuire il dovuto rilievo alla razionalizzazione dei processi vuol dire condannare all’inefficacia le misure adottate secondo un approccio parziale. Per questo la semplificazione amministrativa non può consistere soltanto in interventi tecnici diretti a snellire le procedure e/o a scindere o accorpare uffici. Questi interventi sono utili, ma non bastano da soli a semplificare realmente e in profondità il funzionamento della nostra Università, così come di una qualsiasi amministrazione complessa. Se guardata da tale prospettiva, la semplificazione può costituire un autentico mezzo innovativo, e giammai un fine, per innescare percorsi di ammodernamento del nostro Ateneo rendendo chiaro, facile e comprensibile ciò che invece è talvolta oscuro, complicato e difficile da capire e da gestire, partendo dal dato di fatto che siamo di fronte a un insieme di regole, procedure, uffici, etc. assai complesso, in cui spesso è difficile orientarsi anche per coloro che lavorano all’interno delle amministrazioni, grandi o piccole che siano.

La semplificazione amministrativa è un tipo di intervento che incide trasversalmente su tutti gli elementi del sistema, in quanto ognuno di essi può essere oggetto di semplificazione, salvo il personale, che non è oggetto bensì protagonista della semplificazione per le funzioni e per i compiti assegnatigli, e che deve essere messo nella condizione di assolvere al meglio. Occorre pertanto analizzare le debolezze che lo connotano e le potenzialità che attendono di essere riconosciute non soltanto in ragione delle attribuzioni conferite, ma anche dei rapporti di cui ciascuno riesce a essere parte. Semplificare è soprattutto una questione di approccio mentale e culturale, di atteggiamento verso i problemi, ed è per questo che in proposito è vitale operare nel senso della valorizzazione della formazione e dell’apprendimento permanente, altamente qualificato, dell’intero personale.

Al tema della semplificazione è strettamente connesso quello, di cui si è già detto nel paragrafo 5, della trasparenza, il quale assicura la massima circolazione delle informazioni sia all’interno del sistema amministrativo, sia fra questo ultimo e il mondo esterno; e la semplificazione amministrativa, a sua volta, si fonda sulla comunicazione, cioè appunto sulla circolazione delle informazioni. Ne deriva una complementarità dei due concetti, nel senso che non può esserci semplificazione amministrativa senza trasparenza, ma non è vero il contrario. Può darsi, cioè, che vi sia una qualche forma di trasparenza amministrativa (per es., il diritto di accesso ai documenti, o l’attuale obbligo di pubblicazione sul sito) senza che ciò comporti necessariamente una semplificazione del sistema amministrativo. In altri termini, affinché la trasparenza diventi un fattore di semplificazione e non un mero adempimento, avvertito come un ulteriore ed ennesimo aggravamento dell’attività amministrativa, occorre che essa sia usata consapevolmente in tal senso.

Nell’ambito della semplificazione dei processi si inserisce a pieno titolo il ripensamento delle procedure amministrative, sfruttando le nuove opportunità offerte dalla tecnologia che consente di poter usufruire di servizi finali integrati, semplificati ed efficienti. La dematerializzazione include, infatti, la semplificazione dei processi di gestione dei documenti. Snellire, razionalizzare e rendere trasparenti i flussi di documenti attraverso l’utilizzo di portali di comunicazione, consente di ridurre i costi di gestione, ottenere maggiore trasparenza e velocità nelle operazioni e migliorare l’integrazione di filiera. La necessità di disporre di un sistema di gestione documentale efficace, efficiente ed economicamente sostenibile, nel rispetto della vigente normativa che prescrive già dal 1997 la progressiva dematerializzazione della documentazione, impone all’Università della Basilicata di rivedere i propri modelli di produzione, gestione e conservazione documentale. In particolare, la disponibilità di nuove applicazioni tecnologiche, supportate dalle recenti regole tecniche dedicate per quanto riguarda i formati documentali e le modalità di sottoscrizione dei documenti informatici, consente oggi di concretizzare l’auspicato passaggio dal documento cartaceo al documento digitale mediante flussi documentali controllati che ne garantiscano, nei confronti di terzi e nel tempo, l’integrità, la conformità e la provenienza. Il governo del ciclo di vita del documento, che si attua attraverso gli strumenti e i sistemi di protocollo informatico e di gestione documentale consente oggi di avviare una gestione elettronica dei flussi documentali, con l’obiettivo di semplificare i processi, snellendo le procedure e rendendo in tal modo più efficiente l’organizzazione, mantenendo intatta l’efficacia giuridica dell’azione amministrativa.

Photo by Sear Greyson on Unsplash

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